Razmena dokumenata

Elektronski dokument – istine i zablude

djordje Blog

Vlada Srbije usvojila je 17. 8.2017.  predlog novog Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, koji omogućava da se elektronski dokumenti priznaju kao i papirni. Kako je saopšteno, zakon uređuje i elektronski potpis, elektronski pečat, vremenski žig, elektronsku dostavu i elektronsko čuvanje dokumenata.

To će omogućiti jednostavnu i jeftiniju upotrebu kvalifikovanih elektronskih sertifikata, razmenu dokumentacije u elektronskom obliku i uništavanje papirne dokumentacije kada je obezbeđena usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja.

Danas, Zakon o elektronskoj trgovini, Zakon o elektronskom dokumentu, Zakon o elektronskom potpisu zajedno sa prethodno objavljenim pravilnicima i mišljenjima relevantnih ministarstava već punih osam godina sasvim dobro regulišu ovu oblast u Srbiji i omogućavaju korišćenje elektronskog dokumenta u svakodnevnom radu.

Zahvaljujući laganom, ali konstantnom pritisku države u proteklih nekoliko godina, gotovo da više ne postoji pravno lice u Srbiji koje ne poseduje kvalifikovani elektronski sertifikat i koje ne koristi kvalifikovani elektronski potpis za potpisivanje dokumenata u komunikaciji sa državnim organima. Preduslovi za masovno usvajanje elektronskog dokumenta su se stekli.

Da li ćemo krajem prve dekade postojanja Zakona o elektronskom dokumentu biti svedoci jedne od najvećih promena u načinu obavljanja administrativnih poslovnih procesa? Odgovor na ovo pitanje leži u drugom pitanju – koliko je komplikovano razumeti i koristiti kvalifikovani elektronski sertifikat u svakodnevnom radu?

Elektronski dokument je svuda prisutan – to je svaki Word, PDF ili drugi dokument koji umesto na papiru generišemo u nekom fajlu na računaru. Ono što nam nedostaje za potpuno izbacivanje papira iz upotrebe je svojeručni potpis. Kvalifikovani elektronski potpis je upravo to – zamena za svojeručni potpis. Nakon rutinskog izdavanja sertifikata koji izdaje PTT, PKS, MUP ili Halcom u roku od nekoliko dana, biće nam potreban neki od softvera koji podržavaju potpisivanje.

 

E-FAKTURA

Alati koji olakšavaju upotrebu kvalifikovanog potpisa u svakodnevnom radu će se sve intenzivnije razvijati, kao i čitavi segmenti usluga koje će omogućiti brz, pouzdan i lak način razmene elektronski potpisanih dokumenata. Softver eDokument PoliSign razvijen je namenski i podesan za potpisivanje i slanje većeg broja komercijalnih dokumenata (faktura, knjižnih odobrenja I zaduženja  i IOS-a) sa kvalifikovanim elektronskim potpisom. Njihovom upotrebom korisnik izbegava potrebu da prati uputstva i da vrši bilo kakva podešavanja. Dovoljno je ubaciti karticu sa kvalifikovanim sertifikatom u čitač kartice i na jedan klik smo daleko od e-fakture! Elektronski potpis na e-fakturi garantuje autentičnost porekla i integritet sadržaja e-fakture.

Za razliku od papirnog dokumenta, elektronski dokument iskopiran u više primeraka – fajlova će kao rezultat imati – više originala! Ovo proizilazi iz činjenice da svaki od njih imaju u svemu identičan celokupan sadržaj.

Sa druge strane, bilo kakva štampa elektronskog dokumenta predstavlja izradu njegove kopije. Zakon predviđa da overom ovakvog štampanog primerka dobijamo dokument koji ima težinu overene fotokopije.

UŠTEDE I KORISTI

Istina je da uvođenje e-faktura donosi direktne uštede u odnosu na izdavanje papirnih dokumenata zbog cena papira,  štampe, poštarine ili kurirske službe, registratora i prostora za fizičku arhivu.  Osim ovih direktnih ušteda koje iznose 40 – 60 %, postoje i indirektne uštede u optimizaciji poslovnih procesa zavisno od prirode posla koji se obavlja. Mogućnost arhiviranja digitalizovanih papira verovatno ima još merljiviji potencijal kada govorimo o direktnim uštedama korišćenjem elektronskog dokumenta.

Ipak, očekuje se da će indirektne uštede koje proizilaze iz unapređenja procesa rada, brze i pouzdane isporuke elektronskih faktura, olakšano pretraživanje originala svih izdatih e-dokumenata, praćenje celog životnog ciklusa e-dokumenta kao i olakšano arhiviranje biti osnovni motiv prelaska na elektronski potpisane dokumente.

Tehničke i zakonske barijere su pale, na nama je da krenemo lakšim putem i zakoračimo u svet elektronskog poslovanja.