eDokument PoliSign – sve se računa!

eDokument:
sigurniji, brži, povoljniji način…

Izdavanje elektronskih dokumentata (e-faktura, knjižnih pisama, izvoda otvorenih stavki…) jeste brže, jednostavnije, pouzdanije i jeftinije od izdavanja papirnih dokumenata. Napravite i pošaljite e-fakture i druge elektronski potpisane dokumente u tri jednostavna koraka:

  1. E-faktura šalje se na štampu na virtuelni štampač umesto pravi (generiše PDF fajlove umesto štampe)
  2. E-faktura obrađuje se putem eDokument PoliSign aplikacije: masovno automatsko adresiranje i automatsko potpisivanje;
  3. E-faktura šalje se masovno, na jedan klik, a status isporuke prati se u realnom vremenu (poslat → čeka na preuzimanje → uručen → obostrano potpisan).

eDokument PoliSign aplikacija može optimizovati poslovne procese koji uključuju puno dokumenata ili puno učesnika, pa oni postaju efikasniji i lakši za praćenje i kontrolu. Primeri takvih procesa su: dostava isplatnih listića zaposlenima, slanje cenovnika prodavnicama, dostava internih odluka, izveštaja i drugih elektronskih dokumenata unutar sistema sa više pravnih lica ili na više lokacija.

Elektronski dokument obrađen i dostavljen putem eDokument PoliSign aplikacije ispunjava sve uslove za bezbednost informacija i bezbednost ličnih podataka.

Unapređenje radnog procesa, kontrola, jednostavnost korišćenja uz smanjenje troškova poslovanja! 

Osnovni delovi sistema:

  • eDokument PoliSign je program koji se koristi za automatsko adresiranje, pregled, masovno potpisivanje i slanje digitalno potpisanih PDF dokumenata
  • eDokument Clearing Server je centralno mesto gde se svi dokumenti razvrstavaju i odakle se isporučuju partnerima.
  • eDokument Portal je mesto na kojem možete preuzeti nove dokumente.
edocument

Prednosti eDokumenta:

  • Slanje eDokumenta znatno je jeftinije nego štampanje, koverta i poštarina,
  • Brza i sigurna isporuka eDokumenta,
  • Evidencija eDokumenta prema statusu,
  • Sva eDokumenta stižu na jedno mesto bez mogućnosti da se zagube,
  • Nakon završene razmene eDokument alati podržavaju poslovne procese koji prate obradu primljenih dokumenata. Tako je za sve ulazne eDokumente moguće izvršiti njihovo odobravanje ili odbacivanje kako bi odgovorne osobe u sledećoj fazi znale da li iste dokumente mogu dalje obrađivati ili ne.
Brza implementacija, podržana integracija sa bilo kojim IT sistemom koji već koristite, kratka i efikasna korisnička obuka i lako usvajanje rada omogućavaju vam da u roku od dve nedelje izdate svoje prve elektronske fakture i druge elektronske dokumente

Elektronska faktura – često postavljana pitanja:

Bez obzira o kom dokumentu se radi, „elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku“ (Zakon o el. dokumentu, el. identifikaciji i uslugama od poverenja“ iz 2017, član 7).

Kao potvrda navedenog, članom 70 Zakona predviđena je novčana kazna …“od 5.000 do 100.000 dinara za prekršaj za odgovorno lice u državnom organu….ako u postupku koji sprovodi u vršenju javnih ovlašćenja ne prizna punovažnost, odnosno ospori dokaznu snagu elektronskom dokumentu sačinjenom u skladu sa ovim Zakonom, odnosno digitalizovanog akta overenog u skladu sa članom 11 Zakona, samo zbog toga što je dostavljen u takvom formatu“

U skladu sa članom 10. Zakona, elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom. Svaki dokument, odnosno računovodstvena isprava nastala u izvornom obliku, bilo da je to papirna ili elektronska forma, smatra se originalom u toj formi u kojoj je početno nastala. Štampanjem elektronske fakture dobija se kopija elektronske fakture na papiru. I obrnuto – elektronska faktura nastala skeniranjem fakture čija forma nije elektronska (skenirana papirna faktura) smatra se kopijom izvornog dokumenta.

Da bi pravni subjekti mogli sačiniti elektronsku fakturu neophodno je da je potpišu elektronskim potpisom, koji može biti sertifikovani (kvalifikovani) elektronski potpis ili nesertifikovani (nekvalifikovani) elektronski potpis. Sertifikovani ili kvalifikovani elektronski potpis je onaj koji ispunjava uslove utvrđene zakonom, a izdaju ga četiri sertifikaciona tela: PTT, PKS, MUP RS i Halcom.
Član 9. Zakona o računovodstvu regulisao je da odgovorno lice može potpisati računovodstvenu ispravu i drugom identifikacionom oznakom (nekvalifikovani elektronski potpis), npr. skeniran potpis ovlašćenog lica, ime i prezime, kombinacija pomenutih oznaka. Privredni subjekti internim aktom donose odluku koju će identifikacionu oznaku primenjivati lice ovlašćeno za izdavanje elektronskih faktura.