}
Pon - Pet: 08:00 - 16:00
+381 (11) 276-00-16
Tabanovačka 27

Prelaz sa papirnih na e-dokumenata

… uz PoliSign aplikaciju na 1-2-3

Verovatno se i vaša kompanija susreće sa sve više zahteva za dostavu faktura u elektronskom obliku. Pogledajmo kako (najverovatnije) sada radite i kako se ceo proces može brže i efikasnije  pa i elegantnije organizovati.

edokument

Više posla, više zagubljenih e-mailova, promašenih adresa…

Najjednostavniji način je slanje faktura putem e-maila, ali, budimo iskreni,  tu se često javljaju poteškoće koje vam otežavaju rad. Da spomenemo neke:

  • Slanje više faktura na jednu adresu primorava vas da svaku posebno snimite i pošaljete.
  • Može se dogoditi da je format u kojem ste kreirali fakturu neprihvatljiv za primaoca, tj. dotični ga ne može otvoriti.
  • Morate biti sigurni da šaljete pravoj osobi, zaduženoj za prijem faktura.
  • I na kraju svega, ne znate da li je vaša e-faktura završila u folderu „Inbox“ a ne u folderu „Junk e-mail“.
  • Slanje faktura pojedinačnim e-mailovima traje jako dugo (zahteva mnogo vremena)

Dakle, sa svim ovim preprekama, kako da budete sigurni da je vaša elektronski poslata faktura stigla do klijenta, da je zavedena i da će biti plaćena?  Jer, u praksi se događa da prođe neko vreme, fakturi istekne valuta plaćanja i kada pozovete klijenta da ga podsetite za plaćanje, dobijete odgovor: „Nismo primili fakturu, pošaljite je ponovo.“

Nakon toga sledi pretraga po „Sent items“ folderu, „istraga“ kome ste je poslali i kada, ako ste je uopšte i poslali… Malo (više) haotično, zar ne?

Znamo pitanja koja vas najviše muče…

  • Kako da pošaljem e-fakturu, pratim njen status o preuzimanju i osiguram da će biti plaćena?
  • Kako da sve potrebno uradim sa jednog mesta – sa mog računara – na jedan klik, uz pregled svih aktivnosti na ekranu?
  • Kako da kreiranje, potpisivanje, slanje i upravljanje elektronskim fakturama obavljam uz veliku uštedu vremena, automatizovano, brzo i jednostavno, na jedan klik?

…i na njih Perihard ima odgovor: Aplikacija eDokument PoliSign!

Pomoću ove aplikacije se priprema e-faktura uz elektronski potpis, vrši automatsko adresiranje klijenata, slanje i praćenje statusa (na čekanju/preuzeto) i dobija potvrda o preuzimanju.

Kako aplikacija funkcioniše?

U Vašem poslovnom softveru kreirate elektronski dokument, potom sledite tri jednostavna koraka:

  1. Spreman račun pretvarate direktno u PDF format;
  2. Adresirate korisnike, bez mogućnosti greške jer se sve fakture automatski razvrstavaju prema PIB-u. Na jedan klik se može obraditi svaka faktura posebno ili masovno – sve fakture zajedno!
  3. Jednim klikom na „Pošalji“ fakture se otpremaju i čekaju klijente da ih preuzmu.

Nakon što ste poslali elektronski dokument korisniku stiže na e-mail obaveštenje za preuzimanje dokumenta na posebnom portalu kojem pristupa sa svojim korisničkim imenom i lozinkom.

Brine vas bezbednost dokumenta?

Bezbednost dokumenta je osigurana jer svaki klijent vidi i preuzima samo svoje dokumente sa adresom svoga PIB-a. Jednostavno, zar ne?

A vama ostaje da proverite sve poslate e-dokumente, da li su preuzeti od strane korisnika i da očekujete redovne uplate.

Šta je potrebno za ovakav način poslovanja?

Cela procedura ima svoje osnovne delove sistema koji obezbeđuju takav bezbedan, lak i brz rad sa e-dokumentima.  U pitanju su svega 1-2-3 (da, svega 3) dela:

  1. aplikacija eDokument PoliSign,
  2. eDokument Clearing Server, (korisniku nevidljiv server gde se čuvaju fakture od slanja do preuzimanja)
  3. eDokument Portal (običan web portal kome pristupate pomoću korisničkom imena i šifre)

Jednostavna, a tako moćna

Sa aplikacijom eDokument PoliSign imate uvid u dostavljene i preuzete e-fakture što običnim slanjem na e-mail adresu nemate, jer kada korisnik preuzme  vašu e-fakturu sa portala imate dokaz da je to i učinjeno tj. da je faktura uspešno isporučena.

Gornji primer se odnosio na rad sa e-fakturama na 1-2-3 ali istu aplikaciju možete koristiti za sva elektronska dokumenta poput  izvoda otvorenih stavki, knjižnih odobrenja, isplatnih listića

Inače, Elektronske fakture su u svetu u poslednjih nekoliko godina doživele veliki uspon. Lakoća, brzina i sigurnost su osobine koje se u svakom biznisu veoma cene.

Zato vas pozivamo u porodicu zadovoljnih korisnika nudeći rešenje kojim je moguć efikasniji rad i lakši način za praćenje i kontrolu finansijskog poslovanja vašeg preduzeća.

Kontaktirajte nas  i funkcionišite brže, lakše i elegantnije.

Vaš Perihard

Call Now Button