…da sekretarica više ne juri po kompaniji kako bi se završio proces nabavke
Svi znamo kako to već ide. Vaša sekretarica je ta koja ima glavnu ulogu u složenom zadatku odobravanja porudžbenica a opet ništa ne zavisi od nje, osim da obavi posao. I uvek je hitno, mora preko reda, staće proizvodnja jer nedostaje upravo TAJ repromaterijal… a direktor nije tu da potpiše odobrenje.
Šta u tom slučaju? Vaša draga, marljiva sekretarica može da čeka direktora ili da ga traži, a ukoliko ima više lica koja trebaju da daju odobrenje, eto još jedne radosti… ovaj… otežavajuće okolnosti.
Sve u svemu rekli bi da vaša sekretarica mora da ima dobre živce, “jake” noge i mnogo kondicije.
Nije li to težak i dug proces?
Sumirajmo sve zadatke u procesu nabavke kroz koje prolazi sekretarica:
- Sakupljanje porudžbenica koje su stigle emailom. Sledi šetnja po kompaniji
- Štampa iste kako bi je direktor nabavke odobrio. Sledi šetnja po kompaniji
- Dobro je, direktor je u kancelariji. Mogao je slediti korak “na čekanju”. Nema prepreke.
- Ali ipak mora sačekati malo da ga “uhvati” za paraf, jer je i on u poslu. Sledi prepreka broj 1.
- Iznos na porudžbenici je preko iznosa za koji on ima ovlašćenje. Mora do generalnog direktora. Sledi šetnja po kompaniji
- A generalni direktor kao i svaki je često zauzet ili van kancelarije, možda čak i van zemlje. Prepreka broj 2. Ceo proces nabavke ide na čekanje.
Da ne ponavljamo već rečeno: o stajanju proizvodnje, prodaje… Na kraju krajeva nešto je i poručeno zato što treba, a ne tek tako, da stoji na stanju pa kad stigne.
- Nakon određenog vremenskog perioda sekretarica je uspela prikupiti potpise i porudženica je odobrena. Sledi šetnja do skenera
- Porudžbenica se skenira na folder namenjen za odobrene porudžbenice: Odobrene porudžbenice.
- I na kraju vaša sekretarica obaveštava referenta nabavke da ima “nešto” u folderu za poručivanje. Šta će biti ako zaboravi, još čekanja i prepreka?
Sada je porudžbenica u rukama referenta nabavke koji će poručiti robu i nakon toga prebaciti je u drugi folder “Poručeno”.
To je proces nabavke ali sa puno šetanja i čekanja. I najvažnije, vaša sekretarica je za to izgubljeno vreme mogla odraditi nešto drugo od zadataka na čekanju.
Postavlja se i pitanje bezbednosti jer papir “šeta” po kompaniji, pa hteli mi ili ne, može se „podeliti“ neki podatak, o ceni naprimer. Ili vam to nije važno?
Da pogledamo bolji način…
Isti proces postaje lakši, brži, bezbedniji i pouzdaniji sa Therefore – DMS (Document Management Software):
- Sekretarica porudžbenice prebacuje u Može direktno iz emaila, samo prevuče mišem u sistem. Klik-klik. Workflow (proces rada kroz predefinisane zadatke)
- Sistem šalje direktorima alert putem emaila da je potrebno odobriti porudžbenicu. Ako je iznos preko odobrenog limita za direktora nabavke, dokument se prosleđuje direktno nadležnom. Nije u kancelariji, nikakav problem, može je odobriti i putem mobilnog ili veba gde god da se nalazi.
- Porudžbenica je odobrena u vrlo kratkom roku. Referent nabavke dobija alert da može poručiti.
Svega 3 koraka umesto 8 (ili 9), pa zar to nije savršeno? I bezbedno?
Samo zato jer smo prepustili Workflow-u da radi posao kako smo mu mi zadali. A vaša sekretarica će imati vremena za svoje ostale aktivnosti.
Da zaključimo, Therefore – rešenje bez čekanja i šetnje!
Obrada porudžbenica je još jedna od koristi Therefore rešenja kako možete povećati produktivnost i nivo efikasnosti vaših zaposlenih, a sebi obezbediti i brzinu i bezbednost.
. . .
Pratite nas na https://perihard.com/blog/
