… i da vam proces obrade ulaznih faktura štedi vreme i novac
Koliko ste puta imali priliku da čujete zaposlene kako se dovikuju kroz kancelariju:
“Zna li neko da li je stigao račun za …?”
“Kod koga se nalazi račun od…?”
“Da li je odobren račun za plaćanje?”
“Da li je stigao račun u računovodstvo?”
…
A koliko ste tek puta ušli u kancelariju i zatekli gomilu faktura kod sekretarice na stolu koje treba skenirati i arhivirati negde?
Poznato Vam je sve ovo, zar ne?
Idemo iz početka
Poručena roba je stigla i sa njom faktura koju mora da obradi sekretarica. Pričali smo već o vašoj sekretarici kada smo pisali o obradi porudžbenica. Ništa joj lakše nije ni sa ulaznim fakturama. Jer i sada mora šetati od skenera do direktora, čekati ako nije tu, pa tek nakon svih potpisa dostaviti račun u finansije (računovodstvo).
Da li je vaša sekretarica nepogrešiva?
Teško da možete biti stoprocentno sigurni da je rad vaše sekretarice bez greške. Uvek se može, među svim tim papirima, potkrasti poneka, jer ljudski je grešiti.
Možda je vaša sekretarica neku fakturu i “preskočila” ili skenirala u pogrešan folder pa fakture nigde nema – kao da je u zemlju propala. A tek ako je faktura stigla e-mail-om, šta tada?
Kakva je bezbednost faktura?
Ovde je dovoljno samo jedno pitanje nad kojim je bitno zamisliti se: Imaju li zaposleni priliku da bace pogled na fakture koje su na čekanju za odlaganje ili prosleđivanje? Stepen bezbednosti možete posle ovoga proceniti i sami.
Ručna obrada oduzima vreme, zar ne?
Da, ručna obrada KRADE vreme. Koliko je dodatnog, bespotrebnog vremena „ispari“ – zavisi od brzine i sposobnosti vaše sekretarice da “nahvata” sve potrebne učesnike gore spomenutog procesa kako bi mogla odobrenu fakturu da preda u računovodstvo.
Posebno je pitanje kako da radi sa e-fakturama koje ne stižu na njen radni sto… Sve u svemu – dosta izgubljenog vremena.
Važno je izbeći zatezne kamate…
Interesantno pitanje koje se samo po sebi nameće je i: kako vam sadašnji način obrade ulaznih faktura garantuje da ćete svaku platiti u valuti? Da ćete moći dobro planirati tokove gotovine?
Postoji i jednostavniji i inteligentniji pristup obradi ulaznih faktura
Sa Therefore – DMS (Document Management Software) možete:
- U svakom momentu, gde god da se nalazite, znati gde se tačno nalazi ulazna faktura i ko radi na njoj koristeći Therefore™ Web Access.
- Obrađivati na isti način elektronsku i papirnu fakturu.
- Sebi i zaposlenima smanjiti stres prouzrokovan traženjem faktura.
- Uštedeti vreme sekretarice a i ostalih u lancu od ulaza do plaćanja obaveze.
- Izbeći kašnjenja u obradi i plaćanju.
Sve to vrlo lako kroz optimizovani proces fakturisanja koji funkcioniše ovako:
Prvi deo je jedini deo procesa koji radi sekretarica: papirne fakture skenira, a elektronske prevuče direktno u Therefore sistem. Primećujete njeno skraćeno vreme zadržavanja na tom zadatku?
Dalji tok ili drugi deo procesa je automatizovan i radi bez greške sledeće zadatke:
Verifikacija: provera dokumenta da li je sve u skladu sa porudžbenicom.
– Ako jeste, automatski se prosleđuje alert sledećoj osobi zaduženoj za dalji tok procesa.
Odobravanje: šta ako je iznos preko dozvoljenog limita?
– Nije odobreno u prvom pokušaju. Ništa zato, nema čekanja. Automatski se prosleđuje alert direktoru koji to može učiniti ili čak vratiti na ponovnu verifikaciju.
Arhiviranje: fakture su bezbedne van domašaja neovlašćenih osoba.
Plaćanje: ne morate proveravati rokove plaćanja, sistem prati umesto vas.
Zar nismo rekli da je vrlo lako i jednostavno? Možemo reći i pametno jer se tačno zna ko radi koji zadatak, kao i šta sledi ukoliko je nešto propušteno ili odbijeno. Nema prostora za greške, gubljenje vremena i novca.
Cash flow vama na dlanu!
Zato je preporuka da primenite Therefore rešenje i nadgledate svoj cash flow!
Pored web access-a i obrade porudžbenica o kojima smo pisali u prethodnim objavama, obrada ulaznih faktura je još jedna od koristi Therefore rešenja. Ova vam daje veću kontrolu, efikasnost i transparentnost u okviru procesa upravljanja obavezama. A koristi ima još…
. . .
Pratite nas na https://perihard.com/blog/
