Rešenje OptimalPH, predstavlja uslugu upravljanja sistemom štampe (Managed Print Services) a bazirano je na našoj standardnoj metodologiji (ISO 20000 i ISO 27000 seritifikati i CompTIA) uz podršku proizvođača.
Označava kompleksnu uslugu koja obuhvata: analizu, konsolidaciju, optimizaciju i integraciju hardvera, softvera i finansiranja, ustupanje na korišćenje i održavanje opreme, snabdevanje potrošnim materijalom (izuzev papira), centralnu administraciju, monitoring i izveštavanje korisnika usluga.
Osnovne karakteristike usluge su:
- Kontrola svih troškova (TCO) po svim kriterijumima. Maksimalna bezbednost podataka
- Pojednostavljen proces rada: do 70% manje administrativnih troškova
- Prilagodljivost potrebama
- Centralizovano upravljanje štampom
- Savremeno tehnološko i organizaciono rešenje
- Bez investicija tokom 3 do 5 godina
- Unapred definisani svi troškovi
- Optimalan broj uređaja
- Ušteda i bolja alokacija resursa
- Aplikacija za monitoring uređaja komunicira sa PH servis deskom, što omogućava rad bez zastoja i veliku uštedu vremena
- Aplikacija za upravljanje štampom prikuplja podatke o broju i vrsti odštampanih strana po korisnicima, a istovremeno omogućava sigurnu štampu (Secure print), tj. Kontrolu po nivoima bezbednosti, poslovne diskrecije i dostupnosti dokumenata.
- Prepuštanjem upravljanja štampačima i multifunkcionalnim uređajima, kao i potrošnim materijalom, osiguravate najviši nivo servisne usluge, vrhunsku tehnologiju i trajnu poslovnu vrednost.
Novu efikasnost u Vaše preduzeće unosimo u 5 koraka.
Analiza
Podrazumeva, pre svega, razumevaje Vaših navika, okoline, zahteva i ciljeva. Ova faza je možda i najvažnija jer u njoj postavljamo temelje nove strategije upravljanja štampom, a takođe i osnove upravljanja tokovima dokumentacije uopšte.
Imate li definisane posebne procedure, sigurnosne zahteve ili slične specifičnosti? Nemate ih definisane, a želite – pomoći ćemo Vam oko istih.
Izrada projekta
Drugi korak podrazumeva pronalaženje rešenja za optimizaciju načina na koji Vaša kompanija, trenutno, funkcioniše u štampi. Izrada projekta uključuje predlog hardvera, softvera i usluge, dokumentovanje i testiranje predloženih tehnologija kao i potvrdu o usklađenosti sa postojećom politikom štampe kao i, konačnu, procenu uštede
Naša usluga upravljanja projektom osigurava sprovođenje rešenja za optimizaciju štampe u skladu s dogovorenim parametrima, kako bi implementacija tekla bez problema i kako bi sveli na minimum smetnje u Vašem poslovanju tokom njenog sprovođenja, za šta je zadužen naš Projektni tim.
Tranzicija i transformacija
Označava fazu projekta u kojoj se obavljaju pripremne aktivnosti i obezbeđuju neophodni, ugovorom predviđeni preduslovi za nesmetano pružanje usluga. Vršimo isporuku i integraciju tehnologije u konkretno poslovno okruženje, potvrđivanje usaglašenosti sa Vašim zahtevima, kao i tehničku obuku i olakšavanje prilagođavanja novom okruženju.
Implementacija novog rešenja bilo koje vrste, pa tako i u procesima štampe, može biti neugodna, no uključivanjem zaposlenih i stvaranjem međusobnog poverenja umanjujemo negativni uticaj promene. Pored redovne komunikacije o promenama, dobitima koje one donose, sastavni deo naše komunikacije je obuka korisnika, koju sprovodimo na više načina, a sve u dogovoru i prilagođeno potrebama Vaše organizacije i znanju zaposlenih.
Nakon prethodnih faza, sve aktivnosti vezane za instalaciju hardvera i softvera, kao i implementaciju usluge će biti raspoređene tako da uticaj na Vaše svakodnevno poslovanje bude minimalan.
Novi uređaji i softver će biti instalirani, postojeći uređaji uključeni ili uklonjeni u skladu sa dogovorenim rasporedom radi što lakšeg prelaza sa stare na novu tehnologiju.
Podrška i upravljanje
Kako bismo obezbedili besprekorno funkcionisanje rešenja konstanto ćemo sprovoditi održavanje i upravljanje svim elementima. Nadzor i servisi, preventivni i redovni, obezbediće ažurnosti i pouzdanost svih uređaja.
Usluga OptimalPH daje mogućnost kontrolisane i brze zamene uređaja shodno stvarnim, trenutnim, potrebama organizacije. Time, zajedno sa servisima, pomažemo eliminisanju indirektnih i nepotrebnih troškova.
Ključni elementi ove faze usluge OptimalPH su:
- Upravljanje flotom
- Konfiguracija i održavanje
- Servisna služba
- Usluge instalacije, promene, zamene i dodavanja novih aparata, IMACD (Install, Move, Add, Change, Dismantle)
- Podrška na licu mesta
Nadzor
Tokom celokupnog trajanja projekta, kroz kontinualan, proaktivni, nadzor celokupne flote uređaja, pripremićemo za vas analize kako bi Vam prikazali sve aspekte efikasnosti celokupnog sistema.
Analize u okviru naše usluge OptimalPH obuhvataju i podršku sa svim elementima – pozivima, intervencijama, izmenama ugovora i sl. Na osnovu ovih izveštaja, predložili bi Vam eventualne izmene u cilju daljeg poboljšanja efikasnosti, smanjenja troškova i/ili usklađivanja sa tekućim promenama poslovnih procesa u Vašoj organizaciji.
