Kako da zaključite ugovor a da sprečite rizik curenja podataka i ne propustite rok za obnovu

…i da Vam proces upravljanja ugovorima bude automatizovan radi maksimiziranja finansijskih i operativnih performansi i minimiziranja rizika

Šta je upravljanje ugovorima?

Ukratko rečeno, to je proces upravljanja kreiranjem, izvršenjem i administracijom ugovora.

Ipak da vidimo koje su faze jednog procesa upravljanja ugovorom:

• Kreiranje predloga
• Pregovaranje o uslovima
• Izvršenje
• Čuvanje-arhiviranje
• Administracija
• Obnova

Sve te faze treba automatizovati tako da se zna šta je čiji zadatak i odgovornost. Da li tako rukuju ugovorima zaposleni u Vašoj kompaniji?

Ali, da li je ručno upravljanje ugovorima najjeftinije rešenje za Vas?

Da li ste razmišljali o tome:

• Koliko ugovora obrađujete?
• Koliko vremena je potrebno za kreiranje i odobrenje jednog ugovora?
• Kako se prate pregovori i komentari nacrta?
• Kako se prate verzije?
• Gde završavaju propratne informacije poput e-mailova čiji je sadržaj važan?
• Koliko registratora kupujete?
• Imate li višak prostora za svu tu arhivu?
• Znate li sigurno da će pregovori oko obnove započeti na vreme?
• Da li Vas je nekada iznenadio kraj ugovora bez nastavka saradnje sa tim klijentom?
• Koliko ste sigurni da su ugovori van domašaja zaposlenih?

Ako ne želite da mislite o svim mogućim problemima koje mogu nastati usled rukovanja ugovorima automatizujte ga!

Predstavljamo Vam upravljanje ugovorima u Therefore – DMS (Document Management Software), gde ćete imati tačno definisano:

1. Ko sme imati pristup ugovoru
2. Ko ga kreira
3. Ko pregovara
4. Ko ga odobrava
5. Ko ga potpisuje
6. Ko ga arhivira
7. Ko ga prati
8. Ko i kada ga obnavlja

Jer važno je znati KO je zadužen i odgovoran da ne bi bilo posle „Nisam ja…“

I sve to automatski po predefinisanom redosledu.

Nov način rada:

1. Nacrt ugovora kao i svi prateći e-mailovi čuvaju se direktno u Therefore DMS sistemu.
2. Sve izmene nacrta u fazi pregovaranja čuvaju se pod novom verzijom.
3. Kada je nacrt ugovora završen pregleda ga zadužena osoba, odobrava i prosleđuje na potpis ili ne odobrava i vraća na početak procesa.
4. Ukoliko se ugovor potpisuje elektronski može biti i potpisan od strane ovlašćene osobe nakon pristiglog alerta, koja sa sigurnošću zna da je ugovor prošao kroz sve prethodne faze provere i odobrenja.
5. Može se i preskočiti korak elektronskog potpisivanja tako što će se nakon faze odobrenja ugovor odštampati i overiti, a da su opet sačuvane sve verzije i važne propratne informacije u toku pregovora.
6. Ugovor se šalje drugoj strani na overu, elektronski ili na papiru.
7.  Zaključen ugovor je potrebno arhivirati. Samo skeniramo i sačuvamo u Therefore sistem.

i
Dalje sistem prati ugovor umesto zaposlenih. 30 dana pre isteka ugovorenog perioda stići će zaduženoj osobi alert o isteku roka.

Jasno je šta ta osoba radi dalje, pa zadržava klijenta naravno!
i
još jedna važna stvar: ugovori su bezbedni.

Zašto da ne?

Imajte uvek pregled i kontrolu nad ugovorima Vaše kompanije, uključite samo zaposlene od poverenja i ne prepuštajte ništa slučaju.

Pored web access-a, obrade porudžbenica i obradi ulaznih faktura o kojima smo pisali u prethodnim objavama, upravljanje ugovorima je još jedna od koristi Therefore rešenja. Ova vam daje bolje kontrolisano i efikasnije rukovanje vašim ugovorima. A koristi ima još…

. . .

Pratite nas na https://perihard.com/blog/